貸借対照表「資産の部」は、中身を3分類する

決算書は、株主や利害関係者など「外部」に報告することを目的として、会社法計算規則という法令に従って作成されています。したがって、社長用としては十分なレポートとはいえません。
貸借対照表は、決算日の「財産状態」を表したものと説明されることもありますが、実は会社の財産状態を正確に表しているわけではありません。貸借対照表の資産の部は、複式簿記の仕組み(複式簿記システム)によって「資産」(借方)として、処理したもの(処理せざるを得ない)ものの決算日の残高です。とはいっても複式簿記によって作成された貸借対照表は、会社の状態を知るためには、とても優れたものですから、これを基準として、会社の状態をつかんでおくことはとても大切です。貸借対照表は、そのままみてはいけません。

貸借対照表資産の部を分類する

資産の部に計上されているものは、資産価値という視点から分類すると、3グループに分けることができます。ここでいう資産価値とは金銭価値(金銭に換算したら)とう意味です。社長としては、貸借対照表をこの視点でみることが必要です。

1,金銭とその仲間

このグループは文字通り「資産」です。現金預金と金銭債権で、貸借対照表に表示されたままの価値があります。勘定科目でいうと、「現金」「預金」「売掛金」「受取手形」「立替金」「未収入金」などです。ただし回収の見込みがあやしいものがあれば除外して考える必要があります。

2,資産価値のないもの

このグループは複式簿記の仕組みから「資産」として計上されているもので、実際の資産価値はありません。
勘定科目でいうと「前払費用」や繰延資産として区分されているもの、固定資産として計上されている「建物付属設備」「構築物」「機械装置」「工具器具備品」などです。これらの貸借対照表計上額は各年度の決算で減価償却した金額を差し引いた残額です。
「車両運搬具」に計上されている金額も同様で、時価とは無関係です。特に換金する予定がない限り、これもこのグループに入れてよいでしょう。

3,貸借対照表計上額と資産価値が一致しないもの

貸借対照表には、実際の資産価値が違うものが多数存在します。計上額より実際の価値が大きいもの、価値が小さいもの両方があります。

生命保険には、その一部が「長期前払費用」として計上されているものがあり、解約返戻金は、通常は計上額を大きくなります。保険の中には、解約返戻金があるにも関わらず、一切貸借対照表に計上されていないものもあります。

「商品」「製品」などの棚卸資産資産と呼ばれるグループは、いつ売れるかわからないものが、含まれている可能性があり、税務上の処理とは別に社長として、回転がきわめて遅いものは、資産から除外して考えるべきでしょう。

社長にとって必要な情報は

決算書の貸借対照表は、そのまま見るのではなく、各項目を上記3グループに分け自分なりに加工することによって、会社の「資産総額」の真実の姿を把握することができます。是非やってみてください。

キャシュ・フロー計算書

第3の財務諸表といわれるキャシュ・フロー計算書ですが、ちいさな会社の社長さんにとってあまりなじみがないようです。実はキャシュ・フロー計算書は、非常に役立つものです。ビズソフトの「ツカエル会計」を教材として解説しています。こちらをご覧ください。グローバルメニューの「キャシュ・フロー計算書」から入ることもできます。

決算書は社長にとって役に立っているか

これから書くことは「暴論」です。しかし私が日頃感じている本音でもあります。法人税の申告のためには決算書が必要です。決算書は「財務諸表」とも呼ばれますが、貸借対照表と損益計算書のことです。キャシュ・フロー計算書も決算書の一部ですが、小さな会社には作成が義務づけられておらず、税務署にも提出しません。

決算書がないと法人税の申告ができないので、決算書は税理士の飯の種でもあります。決算書は会社の財政状態(貸借対照表)や、一事業年度の営業成績を表すもの(損益計算書)といわれています。別の言い方をすれば、会社の状態や営業成績のレポート(報告書)です。しかし、この「報告書」は、社長さんにとって、わかりやすく、役立つものになっているのだろうか。これが私の疑問です。

報告の相手は誰か

「会計」Accountingには、もともと「報告」という意味があるそうですが、報告の相手は、誰でしょうか。個人の「青色決算書」の報告の相手は明確です。所得税の課税対象である所得の計算を目的としていますから、間違いなく報告の相手は税務署です。

会社の場合はどうでしょうか。会社は決算書の作成が法令で義務づけられており、報告の相手は、会社の利害関係(株主や債権者)です。法人税の課税所得の計算も決算書を基礎として計算するよう定められていますから、税務署も報告の相手ということになります。

決算書は社長向けに作られていない

決算書の形式や基準がまちまちでは、報告を受ける側は比較ができませんから、「会社計算規則」に従って、決算書は作成されています。
私の暴論はここからです。
貸借対照表は決算日の財政状態を表しているものとされます。しかし貸借対照表の「資産」の部に計上されているものは「財産」assetとイコールではありません。店舗の横の空きスペースに駐車場として舗装工事をしたとします。これは、れっきとした経費ですが、会計では「資産」として処理します。明らかに経費なのに、「固定資産」として処理され損益計算書では経費とされません。このルールで作られた損益計算書の利益は、社長の考える利益と一致しているのでしょうか。

前年度に新たに札幌に営業所を開設したとします。さいわい今のところ売上は順調なようですが、最初にかかった費用(事務所費や備品、車両取得費など)は、回収できたといえるのでしょうか。決算書のどこをみても、答えはありません。

損益計算書は、売上から始まって、仕入や人件費、経費を差し引きして最後に利益を計算します。私を含め税理士は、この構造に何ら疑問を持ちません。しかし、実際の事業(経営)は、売上からスタートするわけではありません。まず、仕入、人件費や経費の支払いなどから始まって、売上という形で回収することによって一巡します。決算書が社長向けのレポートだとすれば、まず使ったお金がわかり、これに対して売上として戻ってきたお金がいくらかが、計算される形式であるべきではないでしょうか。

以上は、ほんの一例ですが、決算書がレポートとして重要なことはいうまでもないのですが、社長向けのレポートとしては、十分ではないのです。その理由は明確であって、もともと決算書は、外部に報告する目的のものだからです。

会計ソフトの活用と課題

会計ソフトは会計帳簿と決算書の作成を出口としています。このために、全てのお金の出入りや、債権、債務の発生が記録されています。この記録をうまく生かすことができれば、目的にあったレポートを作ることができそうです。

過去1年分の損益計算書をみたいと思っても、事業年度をまたいだ集計表はみることができません。事業年度、決算というワクは、あくまで、人為的なものであり、事業は連続しています。これはほんの一例にすぎません。先に例としてあげた、社長が必要とするレポートも会計ソフトのデータを活用すれば作成できるはずです。会計ソフトは、決算書をつくるということを目的とするあまり自縛状態に陥っていると思うのです。

私たち税理士も同じあり、決算書を説明することも大事ですが、社長が求めるレポートとは、どんなものか考えてみる必要があると考えています。

「試算表」って何?

銀行などから「試算表」を出してください。といわれることがあります。そもそも「試算表」ってどんなものでしょうか。なぜ「試算表」というのでしょうか。「試算」というからには、何かを「試算」しているはずです。中には利益や赤字を計算している表だから試算表なんだと思う方もいるかもしれません。

しかし、そうではありません。試算表は複式簿記の会計帳簿が手書きであった時代の産物です。複式簿記では、まず一切の記帳すべきものを仕訳日記帳に記載します。この仕訳日記帳から、総勘定元帳の各勘定科目に転記します。この転記が正しく行われたか否かを検算するための表が試算表です。

もう少し詳しく説明すると、現金100円で、消耗品を購入したとします。まず仕訳日記帳に(日付)、(借方科目)消耗品費、100円(貸方科目)現金、100円と記入します。次にこの仕訳日記帳をもとに、総勘定元帳の消耗品費のページの借方(左側)に100円と記入し、総勘定元帳の現金のページの貸方(右側)に100円と記入します。複式簿記では、総勘定元帳に同じ金額を必ず二回記入します。したがって転記が正しければ、全部の科目の借方金額の合計と貸方金額の合計は必ず一致します。

簿記がパソコン会計時代になると、そもそも仕組みとして「転記」ということを行っていませんから、転記ミスを発見するための試算表は不要です。ここまでは、どうでもよいうんちくです。

ではなぜ今更「試算表」なのでしょうか。試算表は、すべての勘定科目の取引額の合計と当該月の残高が集計され、計算されています。この残高を貸借対照表の科目だけにすれば決算書の「貸借対照表」であり、損益計算書に属する科目だけにすれば、決算書の「損益計算書」となります。

したがって「試算表」とは月次決算書ということになります。

小規模企業の記帳・会計の実態 -小規模企業白書にみる-

小規模企業の記帳や会計の実態はどうなっているのだろうか。2,018年版小規模企業白書には、第2章「小規模事業者のIT活用による労働生産性の向上」とあり、第3節に「財務・会計におけるITの利活用」という項目がある。小規模事業者とは製造業・建設等で従業員20人以下、商業・サービスで従業員5人以下の個人事業者と法人である。

なおこの白書は中小企業庁が委託した「小規模事業者等の事業活動に関する調査」(三菱UFJリサーチ&コンサルティング)の報告書が主に参照されている。この調査の有効回答数は4,587社であり、「全国商工会連合会、日本商工会議所の協力のもとインターネットを活用して行われた。」とある。

まず、興味ある項目のアンケート結果をご紹介するするとともに、せっかくのアンケートであり、私もこれを利用させていただき、課題を探ってみたい。

調査の信頼性と限界

小規模事業者の数は、325万社(者)である。アンケートの有効回答数4,587であるが、アンケートの調査数は発表されていない。全くの推測に過ぎないが、この種のアンケートに回答する事業者は「うまくいっているところ」「成功体験があるところ」が多いのではないかと思われる。しかも調査手法としてインターネットを利用していることから、IT活用に関する調査結果は、かなりバイアイスがかかっているものと思われる。メールを使っていない、パソコンもほとんど使っていない層の多くは、アンケートが届いたしても無回答と思われるからである。

それでもなお、この調査の意義は十分にあると思われるので、中身をみていきたい。

1,財務・会計におけるITの導入状況

アンケートには会計業務におけるITの導入状況という設問があり、選択肢は次の6つである。かっこ内は回答の割合。

1,会計ソフト(クラウド型会計ソフト)を利用(9.8%)
2,会ソフト(パッケージ型会計ソフト)を利用(29.5%)
3,全て社外にアウトソーシング(税理士への記帳代行等)(27.6%)
4,オフィスソフト(表計算ソフト)を利用(12.2%)
5,特に何もしていない(紙で計算等)(18.9%)
6,その他(2.0%)

この調査では、およそ4割が会計ソフトを導入しているという結果であるが、これを小規模事業者全体の割合とみることには疑問がある。

2,誰が会計・記帳を行っているか

間接業務を誰が担当していますか?という設問があり、そのうち財務・会計(記帳)についての選択肢と回答は次の通りであある。

1,ほぼ経営者(45.7%)
2,経営者と従業員(20.4%)
3,ほぼ従業員(19.4%)
4,外注アウトソーシング(13.6%)
5,不要・行っていない(0.9%)

この設問では外注(アウトソーシング)が13.6%であるのに対し、ITの導入状況に対する設問ではアウトソーシング(税理士への記帳代行等)が27.6%となっている。一つのアンケートで回答者が同じであるにもかかわらず、回答が大きく異なる。これは会計におけるITの導入状況は、という設問では、複式簿記の帳簿など税務申告に必要なものが念頭ににあっての回答であり、誰が会計・記帳を行っていますか、という設問では、売掛帳や出納帳など広義に考えた人と、そうでない人両者がいるためであろう。

3,財務・会計(記帳)についての経営者の本音

小規模事業者は会計や記帳についてどう考えているのだろうか。

前問に引き続き、これらの業務(会計・記帳)について(1)従業員に任せたい、(2)パソコン等で電子化したい、(3)外注(アウトソーシング)したい、という設問に対する回答は次の通りであった。

1,従業員に任せたい(20.1%)
2,パソコン等で電子化したい(41.2%)
3,外注(アウトソーシング)(14.5%)
4,どれにもあてはまらない(30.2%)
(複数回答のため100%にならない)

4,経営管理状況

経営管理状況に関する設問があり、選択肢は(1)行っている、(2)行っていない、(3)わからない、の三つである。各項目のうち(1)の行っていると回答した人の割合は次の通りである。

a、毎月の売上高の把握(89.1%)
b、毎月の利益状況の把握(費用状況を含む)(66.4%)
c、毎月の現金収支の把握(83.5%)
d、在庫など保有資産の把握(67.1%)
e、商品・サービス別の売上高の把握(62.1%)
f、取引先別の売上高の把握(60.5%)
g、経営計画の策定(39.7%)

私の分析

せっかくのアンケート調査なので活用させていただいて、私なりに分析を試みる。

白書の概要

白書では、業務時間削減のため間接業務(会計・記帳など)の時間を削減するため、IT化を指向する経営者が多く、間接業務のIT導入度が高いほど、生産性が向上し売上も利益も伸びているとして財務会計(記帳)を効率化のためにはクラウド会計ソフトの導入を推奨している。

クラウド会計について

白書の記述では、クラウド会計によって間接業務のIT化が進んでいる企業ほど売上も利益も伸びており、今後はクラウド型会計ソフトの導入が課題であるという。しかし、この結論は強引である。

アンケートの質問項目や設問をみると、何やらこの結論を得たいがためのものと思えてしまう。というのもアンケートではクラウド型会計を使っている人を対象に、得られた効果を問う設問があるが、この質問をパッケージ型会計ソフト使用者にしたとしてもと結果は同じはずである。回答の選択肢のほとんどが、会計ソフトに共通するメリットであり、特にクラウド型のメリットとは思えないからである。

クラウド会計ソフトの導入の課題として、クラウド会計ソフトを使っていない人に対し11個の選択肢を用意して回答を求めているが、そのうち現状のシステムに不満がないとする人が51.2%である。面白いのは、顧問や経営に関する日頃の相談相手(税理士や会計士等)から反対されたという選択肢があることで、これは1.3%であった。

白書の「間接業務におけるIT活用が進んでいる企業ほど売上や利益が伸びている」という分析はおそらくその通りであると思われるが、クラウド型会計ソフトを導入すればよいというものではない。

小規模企業の記帳・経営管理状況

上記設問の4をみると、売上、利益、得意先別売上、商品別売上など経営状況を把握しているとする経営者が相当多数である。関心が一番高いのが売上で、次が現金収支である。商品別売上や得意先別売上を把握している人の割合も6割を超えている。

ここから得られる結論は、ほとんど全ての事業者が記帳をしているということである。しかも表計算ソフトなども含め何らかのツールを使っているものと思われる。そうでない限り商品別売上や得意先別売上は把握は困難と思われるからである。

記帳・会計のイメージが異なる

アンケートでは、記帳や会計業務について問うているが、回答者によって、そのイメージした内容が違うのである。ITの導入状況という設問ではその選択肢から、大抵の回答者が税務申告に必要な帳簿や会計をイメージしており、誰に任せたいですか、という設問に対しては、もっと広範囲の売掛帳、出納帳、支払い管理簿などをイメージした人と税務申告に必要な帳簿や会計をイメージした人両者がいると推測できる。

思い込みと誤解

白書の記述では、「小規模事業者は、事務負担が大変であり、あまりやりたくない業務であるが、ITを導入すれば効率化が可能であり、その効果として売上も利益も伸びる」という結果を導きたいようである。その上で、ツールとしてのクラウド会計ソフトを導入するための課題や支援策を記述している。

私も、ツールとして会計ソフトを導入すべきであり、その効果は大きいことは同感である。しかし、設問4の経営管理状況の回答からわかるように、小規模事業者は、経営管理に必要な帳簿や会計については、表計算ソフトの利用などで相当程度IT化は進んでいると思われる。

死んだ帳簿と生きた帳簿

債権管理、支払い管理、資金管理には何らかの帳簿は必要であり、これは生きた帳簿である。一方税務申告に必要な帳簿は結果を正確に記録するものであり、書き換えや事後訂正があってはならない。その意味では死んだ帳簿である。

小規模事業者にとって、アクティブな帳簿は必要であり、その形式は様々であるが、必ず記帳している。一方税務申告のため必要といわれる帳簿はムダな作業であって、できれば他人任せにしたいと考える人もいるのではないだろうか。

課題と結論

白書ではクラウド会計ソフトにこだわっているのであるが、私なりにクラウドに限らず会計ソフト導入の課題を探ってみたい。

白書では、導入が進まない原因を、導入の効果がわからない(37.2%)、使いこなせる自信がない(18.0%)、業務の流れが変わることに抵抗がある(15.1%)などのアンケート結果から課題を提起している。

私は、導入が進まない原因は、経営管理に役立つアクティブな帳簿として会計ソフトが役立つものであり、自己流の帳簿より、正確ですぐれたツールであるという認識が欠けているところにあると考える。

小規模事業者は、債権管理や支払い管理、金銭管理など必要な帳簿を記帳しているのであり、会計ソフトで、これらの管理を行う方が正確であり、便利であることが、あまり認識されていないのではないだろうか。

会計ソフト=税務申告という認識であれば、そのデータはアクティブな帳簿ではなく、導入したとしても売上や利益の向上に貢献するものではない。申告間際になって慌てて入力するようでは、手間は省けても経営管理には何も役立たないのである。

いまどき、パソコンやソフトのコストはたいした金額ではない。必要な課題は、アクティブな帳簿として、会計ソフトの導入を支援することであり、そのための最適な役割は税理士であると自負している。

クラウド会計のメリットについて、一言述べてこの稿を終わりにする。設問1によれば、税理士等への記帳代行等が27.6%である。これがクラウド会計によって行われるようになれば大きなメリットがある。現状の記帳代行では、事業者には集計結果が報告されるだけであり、事業者自身が自分の会計データに直接アクセスすることはない。これがクラウドになれば、直接アクセスすることが可能となり、経営管理に役立つものになるはずである。